TD 3 · Workflow · Débutant
Automatiser le contrôle de documents avec n8n
Construisez un véritable workflow de contrôle avec huit documents fictifs. Puis découvrez comment le raccorder prudemment à une messagerie ou à un espace documentaire.
Atelier Decryptia · Données fictives · Aucun accès aux applications d’entreprise requis pour la simulation
Objectif : router les documents et signaler les exceptions
Simuler huit pièces fictives : fichiers PDF, mauvais format, client inconnu, doublon et date invalide. On construit un workflow n8n exécutable en mode manuel, sans boîte mail ni compte SharePoint.
Source
8 métadonnées de documents inventés.
Traitement
Contrôle du nom, du client, de la date et des doublons.
Résultat
4 dossiers admissibles et 4 exceptions documentées.
TD A — Construire le workflow dans les menus n8n
- Ouvrir n8n dans un environnement de test autorisé ; créer un nouveau workflow « TD Decryptia — documents ».
- Ajouter un nœud Manual Trigger (« When clicking Execute workflow ») : il servira à lancer la simulation.
- Ajouter un nœud Code, langage JavaScript, mode Run Once for All Items. Nommer le nœud « Documents fictifs ».
- Ouvrir
06-N8N-CODE-JEU-ESSAI.txt, copier tout le JavaScript dans ce nœud et cliquer sur Execute step. Vérifier que huit items JSON sont créés. - Ajouter un deuxième nœud Code, le nommer « Règles et destination », même mode ; coller le contenu de
07-N8N-CODE-ROUTAGE.txt. - Exécuter le workflow entier. Dans les sorties JSON, repérer les champs
statutetdestination. - Ajouter un nœud If avec la condition
statut« is equal to »OK; branche true : pièces admissibles ; branche false : exceptions. Ne pas envoyer les faux chemins vers un stockage réel. - Pour voir les rejets séparément, ajouter un nœud Switch sur la branche des exceptions et créer quatre sorties selon
REJET_FORMAT,REJET_CLIENT,REJET_DOUBLONetREJET_DATE. - Renommer les nœuds et enregistrer le workflow. Tester ensuite en modifiant un seul nom de fichier dans le premier Code pour confirmer la réaction du contrôle.
Corrigé de la simulation
| Pièce | Statut attendu | Pourquoi ? |
|---|---|---|
| DOC001 à DOC004 | OK | Clients connus, PDF, date valide |
| DOC005 | REJET_FORMAT | Extension .exe |
| DOC006 | REJET_CLIENT | Client INCONNU |
| DOC007 | REJET_DOUBLON | Même client et même nom de fichier que DOC004 |
| DOC008 | REJET_DATE | Mois 14 invalide |
Contrôle complémentaire : le chemin d’un document accepté doit ressembler à /Documents/ALPHA/2026/11/Facture_ALPHA_2026-11-02.pdf. Les rejets doivent tous pointer vers /A_CONTROLER/.
TD B — Passer de la simulation à un vrai flux documentaire
La mise en production nécessite d’autres nœuds et des comptes autorisés. Voici la procédure de conception à suivre, sans prétendre qu’un transfert a été testé sur tes systèmes :
- Choisir une source de pièces jointes autorisée : connecteur mail compatible n8n, dossier SharePoint/Drive ou dépôt supervisé.
- Récupérer le contenu binaire de la pièce jointe, et pas seulement son nom ; vérifier le type réel du fichier, sa taille et son origine.
- Extraire ou renseigner les métadonnées : identifiant client fiable, date, numéro de document ; préférer un référentiel client aux déductions tirées du nom du PDF.
- Appliquer une table de correspondance des clients et les contrôles de doublons dans un stockage persistant (le Set JavaScript de la simulation est effacé entre deux exécutions).
- Créer le répertoire de destination et enregistrer la pièce avec le connecteur documentaire adapté, en utilisant le contenu binaire.
- Produire un journal (message, identifiant, statut, date, chemin final, raison de rejet) ; avertir un gestionnaire pour validation.
- Tester les droits, les erreurs réseaux, les tentatives répétées, la conservation et la suppression avant tout déploiement réel.
Voir la fiche n8n sur Decryptia · Comparer avec le TD Power Automate
Méthode pédagogique : reproduire, contrôler, documenter. Les exemples sont des simulations et ne constituent pas une certification d’intégration à Sage, n8n ou Microsoft.
Décryptia · Intégrer l’IA sans perdre le contrôle
Ajouter l’IA au workflow n8n sans lui confier la validation
Le workflow actuel vérifie seulement des métadonnées. L’extension enseigne l’architecture extraction IA → sortie structurée → contrôles métier → validation, sans prétendre que les huit faux chemins sont des fichiers PDF réels.
Sans IA : méthode de référence
Deux nœuds Code + un nœud If : les données de test sont déjà structurées ; quatre acceptations et quatre rejets.
Avec IA : rôle précis
Un nœud Information Extractor ou un modèle autorisé peut structurer le texte de vrais PDF fictifs ; une sortie JSON est vérifiée par une étape Code / If avant tout classement.
Réaliser l’essai pas à pas
Prompt à copier pour expérimenter avec un assistant autorisé
Tu es architecte n8n et contrôle interne. Je veux traiter des factures PDF FICTIVES. Propose un schéma n8n avec les nœuds, le type de données qui circule et les contrôles. La sortie du modèle doit être STRICTEMENT du JSON avec fournisseur, numero, date, ht, tva, ttc, statut_extraction. Le modèle peut laisser des champs null. En aval : contrôler HT+TVA=TTC, date valide, fournisseur existant, doublons persistants et journal. Aucune écriture comptable ni déplacement irréversible sans validation. Identifie ce qui demande une clé API, des droits et un service OCR/PDF. N’invente pas un nœud gratuit non documenté.