Atelier Decryptia · Workflow · Débutant

Classer automatiquement des PDF reçus par e-mail

Construire un flux Outlook → SharePoint sur des messages de test, trier les documents selon un code client validé et isoler les exceptions. Aucun abonnement à une IA n’est requis pour la version de base.

Avant de commencerTutorielTestsAvec IAn8n et Sage

Objectif et architecture

Recevoir

Déclencher sur les nouveaux courriels d’une boîte Outlook de test.

À approfondir

Vérifier

Ne retenir que les pièces PDF et les codes clients connus : CL001 ou CL002.

À approfondir

Classer

Écrire dans une bibliothèque SharePoint de test, ou placer en revue humaine.

À approfondir
Télécharger les 8 scénarios de test
Exercice en environnement de test : créer une boîte ou un dossier de test et une bibliothèque SharePoint dédiée. Ne pas brancher ce flux directement à une boîte fournisseurs réelle. Vérifiez les droits Microsoft 365 et les règles informatiques de votre organisation.

Créer le workflow avec les menus de Power Automate

Étape 1 — Préparer les dossiers cibles

Dans SharePoint, créez une bibliothèque de test Documents-test, avec trois sous-dossiers existants : CL001, CL002 et A-verifier. Ne donnez pas de droits publics.

Étape 2 — Créer le flux cloud

Dans Power Automate → Créer → Flux cloud automatisé. Nom : TD – Classer les PDF. Déclencheur Microsoft 365 Outlook : Lorsqu’un nouvel e-mail arrive (V3). Choisissez le dossier Outlook de test. Activez le filtre Contient des pièces jointes si disponible ; l’itération doit tout de même gérer l’absence de pièces.

Étape 3 — Parcourir chaque pièce jointe

Ajoutez Appliquer à chacun sur la collection Pièces jointes du message. Chaque e-mail peut contenir zéro, une ou plusieurs pièces ; ne sauvegardez jamais uniquement la première.

Étape 4 — Sélectionner les PDF

Dans la boucle, ajoutez une Condition : le nom de la pièce jointe se termine par .pdf (sans tenir compte de la casse). Rejeter les doubles extensions suspectes et les pièces non PDF. Ce filtre de nom ne garantit pas que le contenu est réellement un PDF ; prévoir un contrôle de sécurité côté plateforme.

Étape 5 — Choisir le dossier de destination

Pour un premier exercice, utilisez une condition sur le code CL001 ou CL002 présent dans l’objet du message, en vous basant sur les cas de test. Pour tout code inconnu, choisissez A-verifier. En production, ne considérez jamais le texte libre de l’objet comme une authentification du client : utilisez une correspondance fiable et approuvée.

Étape 6 — Récupérer les octets et créer le fichier

Utilisez l’action Outlook Obtenir la pièce jointe (V2) avec l’ID du message et l’ID de la pièce jointe ; puis SharePoint Créer un fichier : site de test, dossier cible, nom de fichier, contenu binaire obtenu. Les intitulés exacts des champs peuvent varier selon le concepteur.

Étape 7 — Traiter les collisions

Si le nom existe déjà, ne l’écrasez pas silencieusement. Placez la pièce dans A-verifier ou attribuez un identifiant unique tout en conservant le nom d’origine dans un journal. La stratégie de collision est à définir avant production.

Étape 8 — Tracer les mouvements

Ajoutez une ligne de journal SharePoint ou Excel de test : date de réception, ID de message, nom du fichier, dossier cible, statut, motif du rejet. N’effacez pas automatiquement l’e-mail source.

Étape 9 — Tester avant activation

Envoyez-vous les huit cas du CSV, un à un. Consultez Historique des exécutions, fichiers créés, erreurs, accès et traçabilité. N’activez l’automatisation sur des messages professionnels qu’après validation métier et sécurité.

Plan de tests et corrigé attendu

Le fichier 02-MESSAGES-TEST-POWER-AUTOMATE.csv décrit huit messages fictifs : PDF valide CL001, PDF valide CL002, doublon, client inconnu, ZIP, faux PDF, aucune pièce et plusieurs PDF. Le corrigé précise, pour chacun, s’il faut classer ou mettre en revue.

CasRésultat attendu
PDF valide CL001 / CL002Stockage dans le dossier autorisé
Doublon, inconnu, extension douteuseRevue et journal
Sans pièce jointePas de dépôt et événement journalisé
Deux PDFDeux dépôts, aucune pièce oubliée
Un flux réussi n’est pas un flux qui « tourne » : c’est un flux qui classe les bons documents et refuse de conclure quand les informations sont insuffisantes.

Comment demander à une IA de concevoir le flux

Tu es formateur Power Automate. Je débute avec Microsoft 365 Outlook et SharePoint.
Objectif : pour les messages d’un dossier de TEST, enregistrer chaque pièce jointe PDF dans Documents-test/CL001 ou Documents-test/CL002 uniquement si le code du dossier est reconnu ; sinon A-verifier.
Contraintes : gérer 0, 1 ou plusieurs fichiers ; collisions de noms ; journal des erreurs ; aucune écriture dans un ERP ; aucun document sensible.
Donne les noms précis des actions du flux cloud, l’ordre, les champs dynamiques à sélectionner, les conditions, et 8 cas de tests.
Sépare ce qui est disponible sans AI Builder de ce qui exigerait OCR/IA payante. Si tu ne connais pas un libellé exact, dis-le.

Vérification : confrontez chaque action proposée à votre concepteur. Un assistant peut inventer des noms d’actions ou des champs.

Approfondissement : n8n, OCR et Sage

n8n : une autre orchestration

Même logique : déclencheur de message, pièces jointes, règles de routage, journal, validation et gestion d’erreur. Les nœuds disponibles dépendent de l’installation et des identifiants connectés.

À approfondir

OCR et classement par contenu

Si le code client ne se trouve pas dans l’objet ou le nom, une extraction documentaire pourra être envisagée : AI Builder ou équivalent autorisé, avec validation des champs et coût par page.

À approfondir

Vers Sage : jamais sans validation

Avant toute saisie automatisée, identifier la gamme/version, les droits, la possibilité d’import ou d’API et les contrôles anti-doublons. Préférer une importation officielle à une simulation de clics.

À approfondir

Références : Microsoft Learn — déclencheurs e-mail ; Microsoft Learn — automatisation de l’interface.

Décryptia · Intégrer l’IA sans perdre le contrôle

Du PDF reçu à une donnée extraite par IA, puis validée

La première partie du TD classe les fichiers selon leurs noms et codes clients. Cette extension démontre l’intérêt éventuel d’AI Builder lorsque les informations utiles ne figurent que dans le contenu de la facture.

Sans IA : méthode de référence

Outlook → boucle sur les pièces jointes → contrôle de format → code client reconnu → SharePoint → journal.

Avec IA : rôle précis

AI Builder extrait numéro, fournisseur, date et montants depuis un PDF fictif ; des règles non génératives rejettent les champs manquants, doublons et totaux incohérents.

Réaliser l’essai pas à pas

Étape 1. Télécharger le ZIP de cinq factures intégralement fictives ci-dessous et le CSV de contrôle. Décompresser le ZIP dans un dossier local de test.
Étape 2. Reproduire d’abord le flux sans IA du TD. Vérifier qu’une pièce non PDF et un client inconnu sont déjà isolés par des règles classiques.
Étape 3. Si votre environnement possède AI Builder, créer un flux cloud instantané de test : Mes flux → Nouveau flux → Flux cloud instantané, puis Déclencher manuellement un flux, entrée Fichier.
Étape 4. Ajouter l’action AI Builder Extraire des informations des factures et choisir le contenu du fichier du déclencheur ; sélectionner un PDF fictif lors du test. Microsoft documente cette action et ses sorties.
Étape 5. Consulter les champs renvoyés : fournisseur, numéro, date, HT, taxe et TTC selon leur disponibilité. Enregistrer les valeurs, les informations absentes et les indices de confiance dans un tableau de test ; ne pas inventer de valeur absente.
Étape 6. Ajouter des conditions de contrôle : numéro + fournisseur déjà présents ? revue doublon ; |HT + TVA − TTC| supérieur à 0,01 € ? revue montant ; fournisseur absent du référentiel ? revue client. La validation ne repose jamais seulement sur le score de confiance IA.
Étape 7. Relier seulement après ces contrôles la boucle Outlook → SharePoint : pièces valides dans un dossier de test « A_valider », exceptions dans « A_verifier ». Réaliser le test avec deux PDF sur un même e-mail ; conserver le journal.
Étape 8. Comparer le tableau de résultats au fichier de contrôle. Noter temps d’exécution, erreurs d’extraction et nombre de pièces passées en revue humaine.
Prompt à copier pour expérimenter avec un assistant autorisé
Agis comme un consultant Power Automate + AI Builder et un contrôleur interne. Sur cinq factures PDF fictives, je veux extraire : fournisseur, numéro, date, HT, TVA, TTC. Détaille les actions d’un flux cloud instantané de test en français, puis indique comment intégrer ces sorties au flux Outlook vers SharePoint. Utilise le modèle prédéfini « Extraire des informations des factures ». Ne présume pas que tous les champs sont disponibles : propose une branche de traitement des valeurs manquantes. Refuse toute validation automatique des factures et toute écriture dans Sage. Décris les tests de doublon (fournisseur+numéro), cohérence HT+TVA=TTC, et journal d’exécution. Indique les prérequis de licence et les points à confirmer dans mon environnement.
Contrôle de réussite. Le référentiel du jeu fictif prévoit 3 factures distinctes cohérentes, 1 doublon et 1 facture à TTC incohérent. Le modèle peut se tromper : l’objectif est de repérer les erreurs et les exceptions, pas d’obtenir « 100 % de reconnaissance ».
Conditions et limites. AI Builder peut nécessiter une licence, des crédits et des autorisations (Power Platform / Dataverse) ; le modèle exact et ses sorties varient. Cet atelier n’a pas été exécuté sur ton tenant Microsoft. Les factures sont fictives et ne doivent jamais alimenter un ERP réel.

Documentation officielle Microsoft : action de traitement des factures

ZIP des cinq PDF fictifsCSV des contrôles attendus