TD 5 · Workflow comptable · Contrôle

Préparer un import de factures vers Sage

Apprenez à vérifier un lot fictif de factures avant import : doublons, tiers manquants, montants incohérents et autorisations.

Atelier Decryptia · Données fictives · Aucun accès aux applications d’entreprise requis pour la simulation

Un exercice réaliste sans connexion à Sage

12 pièces fournisseurs fictives comprenant un numéro dupliqué, un fournisseur manquant et une erreur de total TTC. Les pièces ont déjà des champs structurés : il ne s’agit pas d’un exercice d’OCR de PDF.

Télécharger les 12 pièces fictives
Objectif réel : produire un fichier de pré-import contrôlé, pas saisir directement dans Sage. Le format d’import varie selon Sage 50, Sage 100, Sage X3 et leur configuration.

TD A — Préparer et sécuriser le lot

  1. Ouvrir Excel → Données → À partir d’un fichier texte/CSV ; sélectionner les 12 pièces puis « Transformer les données ».
  2. Vérifier les types : Piece, Fournisseur, CompteCharge en texte ; Date en date ; HT, TVA, TTC en décimal à deux chiffres.
  3. Ajouter une colonne « TotalRecalcule » avec Number.Round([HT]+[TVA],2) et « EcartTTC » avec Number.Round([TTC]-[TotalRecalcule],2).
  4. Repérer les doublons sur « Piece » via Regrouper par → Nombre de lignes. Rechercher les pièces dont la quantité est supérieure à 1.
  5. Filtrer « Fournisseur » vide ou nul et « EcartTTC » différent de zéro.
  6. Créer un état « À contrôler » des trois anomalies ; conserver les pièces intactes dans un onglet source.
  7. Après validation humaine, préparer les colonnes selon le schéma d’import officiel de l’édition Sage réellement utilisée : journal, dates, comptes, tiers, taxes, numéro de pièce, débit/crédit.
  8. Effectuer un test d’import sur une base de démonstration ou un environnement de recette, en contrôlant les rejets et totaux avant toute opération réelle.
Résultat attendu : pièce FAC-003 en doublon ; pièce FAC-011 sans fournisseur ; pièce FAC-012 avec un TTC incohérent. Ces erreurs doivent rester en attente de correction manuelle.

TD B — Choisir la bonne méthode pour Sage

Import officiel

À privilégier si l’édition fournit un schéma d’import des écritures ou des factures, une gestion des doublons et une traçabilité adaptée.

API / connecteur

Intéressant si disponible sous contrat, avec gestion des autorisations et validation technique des champs et journaux.

Power Automate Desktop

Dernier recours pour piloter l’interface si les imports ne sont pas possibles. Un script par clics est fragile aux changements d’écran et ne doit pas être utilisé sans tests et supervision.

n8n

Orchestre la réception, l’aiguillage, l’enregistrement documentaire et les alertes ; n’est pas, en soi, une autorisation ou un connecteur comptable Sage universel.

Ce qui manque pour publier un tutoriel de saisie Sage cliquable : l’édition exacte (Sage 50/100/X3…), sa version, la configuration comptable, le module et les droits de l’utilisateur. Sans cela, aucun bouton « enregistrer automatiquement » ne peut être décrit avec fiabilité.

TD C — Demander à l’IA une procédure d’import auditable

Rôle : expert des imports comptables et du contrôle interne.
Je travaille sur Sage [édition + version], module [nom], dans un environnement de recette.
J'ai 12 pièces fictives structurées : Piece, Fournisseur, Date, CompteCharge, HT, TVA, TTC.
Ne suppose pas que Sage accepte un format CSV universel.
1. Indique les informations qui te manquent pour déterminer le schéma d'import officiel.
2. Propose un mapping SOURCE -> DESTINATION à confirmer dans la documentation de cette édition.
3. Liste les vérifications préalables (tiers, comptes, TVA, doublons, périodes, journaux).
4. Décris un test de recette, les rejets à conserver, la validation humaine et la piste d'audit.
5. Ne propose aucune écriture automatique en production.

Le bon résultat est une check-list à valider par un responsable Sage, pas un script qui saisit des écritures sans contrôle.

Méthode pédagogique : reproduire, contrôler, documenter. Les exemples sont des simulations et ne constituent pas une certification d’intégration à Sage, n8n ou Microsoft.

Décryptia · Intégrer l’IA sans perdre le contrôle

Ajouter l’extraction IA avant un import Sage — sans saisie aveugle

Le TD actuel contrôle des lignes fictives déjà structurées. Ici, on apprend le point d’intégration de l’IA : lire des factures PDF, restituer les champs et soumettre un lot à validation avant l’ERP.

Sans IA : méthode de référence

Power Query rapproche 12 factures fictives du référentiel ; anti-doublon, équilibre HT/TVA/TTC et fournisseur connu sont des règles métier.

Avec IA : rôle précis

AI Builder ou un service documentaire approuvé peut proposer les champs depuis les PDF ; l’assistant peut aider à préparer le mapping, mais ne connaît pas la structure d’import de votre édition Sage.

Réaliser l’essai pas à pas

Étape 1. Compléter le TD Sage existant et noter les types d’anomalies déjà prévus.
Étape 2. Importer les PDF fictifs du ZIP dans un modèle documentaire autorisé (ou utiliser le CSV de référence si aucun service IA n’est disponible).
Étape 3. Comparer l’extraction au référentiel : numéro, fournisseur, date, HT, TVA, TTC ; relever les champs manquants et erreurs d’OCR.
Étape 4. Appliquer avant tout export Sage les règles : fournisseur existant, doublon fournisseur+numéro, total TTC cohérent, devise, taxe et date.
Étape 5. Dans l’assistant, demander un mapping de principe vers des colonnes d’import ; exiger qu’il marque comme « à confirmer » chaque champ qui dépend de l’édition Sage.
Étape 6. Ne produire qu’un fichier d’attente fictif ; ne lancer aucun import ni simulation de saisie dans une installation Sage réelle.
Étape 7. Faire valider par un comptable responsable l’imputation, la TVA et les écritures proposées ; conserver le journal de rejets.
Prompt à copier pour expérimenter avec un assistant autorisé
Tu es expert en pré-import comptable, contrôle interne et IA documentaire. Ne présume pas du logiciel : demande-moi d'abord gamme et version exactes de Sage, schéma d'import et droits. À partir d'un jeu de factures FICTIVES extraites, propose un tableau de mapping PROVISOIRE (fournisseur, numéro, date, HT, TVA, TTC, compte, journal) avec champs obligatoires, règles de rejet et contrôle anti-doublon. Ne fournis AUCUNE instruction de clics universelle dans Sage et ne valide aucune écriture. Indique les documents et paramètres à obtenir du service informatique.
Contrôle de réussite. Le pack PDF de démonstration comprend 3 factures cohérentes, 1 doublon et 1 TTC incohérent. Aucune ligne ne doit être intégrée à Sage automatiquement ; les anomalies doivent être traçables.
Conditions et limites. Le mode d’import varie selon Sage 50, Sage 100, Sage X3 et les versions. Toute connexion ERP ou automatisation d’interface nécessite une validation technique et les habilitations adaptées.

5 PDF fictifs pour extractionContrôles attendus